Sales, voorraad & CRM in één

De situatie

Obeya Boards verkoopt fysieke Obeya-borden aan grote organisaties zoals KPN, ProRail, ING en de Nationale Politie. Het bedrijf maakt deel uit van een groep van drie onderdelen — Obeya Boards, Leading with Obeya en Obeya Coaching — die samen één centraal Zoho CRM gebruiken. Het salesproces liep via losse tools en handmatig werk: aanvragen via verschillende kanalen, offertes los opgesteld, voorraad niet centraal bijgehouden, en geen betrouwbare koppeling met het bestaande CRM.

De vraag

Er was behoefte aan één centraal systeem voor het hele salesproces, van eerste aanvraag tot levering — met realtime voorraadbeheer, snelle offertes via een productconfigurator, een CRM voor klanten en contacten, en een koppeling met de boekhouding (Moneybird), inclusief facturatie voor buitenlandse klanten.

Wat wij hebben gebouwd

Een volledig maatwerk backend-systeem waarin sales, voorraad, CRM en facturatie samenkomen — met een naadloze koppeling naar het centrale Zoho CRM van de groep, zonder dubbel werk.

• Sales pipeline (Kanban): aanvraag → offerte → bestelling → verzonden → geleverd, met drag-and-drop en per-aanvraag activiteitenlog
• Productconfigurator: snelle prijscalculatie inclusief varianten en opties, met één klik een offerte genereren
• Voorraadbeheer: producten, categorieën, attributen, leveranciers en inkopen in één overzicht, met kritiek-voorraad waarschuwingen
• CRM-module: klanten, contacten en service-verzoeken centraal bijgehouden
• Koppeling met het centrale Zoho CRM van de groep, synchroon over Obeya Boards, Leading with Obeya en Obeya Coaching
• Moneybird-koppeling voor facturatie, ook voor internationale klanten
• Rolgebaseerd gebruikersbeheer en een activiteitenlog van wie wat wanneer aanpaste

Het resultaat

Fors minder tijd kwijt aan handmatig offertes maken en voorraad bijhouden. Eén systeem in plaats van losse spreadsheets en tools naast elkaar, met volledig overzicht van sales van eerste aanvraag tot levering. Het nieuwe systeem werkt naadloos samen met de bestaande centrale systemen binnen de bedrijvengroep, in plaats van alles opnieuw te bouwen.

Waarom deze casus belangrijk is

Complexe bedrijfsprocessen (sales + voorraad + boekhouding) vertalen naar één werkend systeem. Maatwerk dat meegroeit met een bedrijf dat meerdere activiteiten combineert, en integreert met bestaande tools zoals boekhoudsoftware en CRM — zonder dat het team hoeft te wisselen van systeem.

Past dit bij jou?

• Bedrijven met fysieke producten en voorraad
• Ondernemers die hun salesproces willen stroomlijnen
• Teams die toe zijn aan minder handmatig werk en één centraal systeem in plaats van losse tools