Website én backoffice in één
Van WordPress + Excel + los mailingsysteem naar één werkomgeving voor sessies, cursussen en communicatie.
De situatie
Heart in Communication (Cordelia Addison, CNVC-gecertificeerd NVC-trainer en mediator) draaide op een WordPress-site zonder gekoppeld beheersysteem. Agendabeheer voor sessies en cursussen was ingewikkeld en foutgevoelig, cursusoverzichten stonden in Excel en alle bevestigings-, herinnerings- en cursusmails werden per stuk handmatig verstuurd. De nieuwsbrief liep via een los systeem (MailBlue).
De vraag
Er was behoefte aan minder losse e-mails en handmatige stappen, een duidelijker planningsproces voor zowel losse sessies als groepscursussen, en één overzicht voor afspraken, deelnemers, betalingen en communicatie — zonder dat het persoonlijke contact met deelnemers verloren zou gaan.
Wat wij hebben gebouwd
Een website gekoppeld aan een volledig eigen backend systeem, waarin agenda, cursussen, betalingen en mailings samenkomen.
- Afsprakenbeheer voor losse sessies (lijst- en kalenderweergave, met status zoals bevestigd/geannuleerd)
- Cursus- en groepsbeheer: cursussen, groepen, inschrijvingen, categorieën, locaties en trainers
- Klantenbeheer met overzicht per klant en aantal boekingen
- Ingebouwd mailingsysteem met campagnes, templates en abonneebeheer
- Automatische bevestigings- en herinneringsmails per cursusgroep, met open- en klikpercentages
- Betalingen, taken en een dashboard met omzet per maand/jaar, uitgesplitst naar cursussen en losse afspraken
Het resultaat
Geen handmatig verstuurde cursusmails meer — bevestigingen en herinneringen gaan automatisch per groep. MailBlue is overbodig: het nieuwsbriefsysteem zit nu in hetzelfde systeem als de rest van de bedrijfsvoering. Van Excel-lijstjes naar één actueel overzicht van cursussen, inschrijvingen en omzet — minder handmatig plannen en opvolgen, meer rust en structuur.
Waarom deze casus belangrijk is
We vervangen niet alleen een site, maar ook de losse tools eromheen (Excel, los mailingsysteem, handmatige agenda). We bouwen websites die méér doen dan informeren — ze dragen de hele bedrijfsvoering. Persoonlijke dienstverlening ondersteunen met automatisering zonder de persoonlijke toon te verliezen.
Past dit bij jou?
- Coaches en trainers met zowel 1-op-1 sessies als groepscursussen
- Dienstverleners die nu nog met Excel, een los mailingsysteem én een agenda naast elkaar werken
- Organisaties die minder tijd willen kwijt zijn aan planning, inschrijvingen en opvolging
“Laura heeft de manier waarop mijn website werkt volledig getransformeerd. Ze bouwde één alles-in-één-oplossing die meerdere abonnementen en platformen verving — dat scheelt me zowel tijd als geld. Ze heeft mijn hele backend vereenvoudigd, waardoor ik veel meer controle heb en veel beter begrijp hoe mijn site werkt. Wat ik het meest waardeer is dat Laura altijd openstaat voor nieuwe ideeën. Wat ik ook vraag, ze luistert en komt met creatieve, praktische oplossingen. Ik beveel haar van harte aan.”
Wil je zoiets ook?
Plan een vrijblijvend gesprek. We denken graag mee over jouw proces.
Start een project