Documentenportaal voor de audit

De situatie

Dutch Hip & Knee Clinic had geen centrale plek om documenten zoals protocollen, procedures, formulieren en beleidsdocumenten te bewaren en te delen. Voor een aankomende audit hadden ze snel een plek nodig waar dit overzichtelijk kon.

De vraag

Een eenvoudig documentenportaal waar meerdere boardleden documenten kunnen uploaden, ophalen en inzien, georganiseerd per categorie — snel opgeleverd.

Wat wij hebben gebouwd

Een op maat gemaakt documentenportaal met categorieën, gebruikersbeheer en een downloadlog voor traceerbaarheid.

• Documenten georganiseerd in categorieën (Protocollen, Procedures, Formulieren, Beleidsdocumenten) met zoekfunctie
• Beheeromgeving voor documentbeheer, gebruikersbeheer en categorieën
• Downloadlog: traceerbaar wie welk document heeft geraadpleegd — relevant voor de audit
• E-mailinstellingen voor notificaties rond het portaal

Het resultaat

Eén centrale, beveiligde plek voor alle audit-documentatie in plaats van losse bestanden. Meerdere boardleden kunnen zelfstandig documenten raadplegen zonder tussenkomst. Binnen korte tijd opgeleverd, precies op het moment dat het nodig was voor de audit.

Waarom deze casus belangrijk is

Ook kleine, specifieke verzoeken lossen we snel en volledig op maat op. Traceerbaarheid en overzicht zijn net zo belangrijk als de documenten zelf, zeker bij een audit. We bouwen niet alleen grote systemen, maar ook gerichte oplossingen voor een concreet, tijdgebonden probleem.

Past dit bij jou?

• Organisaties die documentatie moeten aanleveren voor een audit of certificering
• Teams of besturen die een centrale, overzichtelijke plek nodig hebben voor belangrijke documenten
• Bedrijven met een kleine, specifieke behoefte die geen zware software-oplossing rechtvaardigt