Voor wie
Voor dienstverleners
Voor coaches, consultants, therapeuten en adviseurs — één omgeving voor intake, planning, dossier en facturatie, gebouwd rond hoe jij werkt.
Uren per week terug
Intake, agenda en facturen lopen automatisch door, in plaats van dat je ze zelf overtypt.
Geen extra kracht nodig
Meer klanten aankunnen zonder dat je daarvoor iemand hoeft aan te nemen.
Minder abonnementen
Losse tools vallen weg, dus je vaste maandlasten gaan omlaag.
De situatie
De meeste dienstverleners starten met een paar losse tools die elk één ding goed doen: Calendly of Cal.com voor het boeken van afspraken, een los intakeformulier via Typeform of Google Forms, Moneybird of Exact Online voor facturatie, en een Excel-sheet of Notion-bord om bij te houden wie waar in het traject zit. Individueel werken die tools prima — het probleem ontstaat in de overgangen.
Overtypen kost tijd
Een nieuwe aanmelding via het contactformulier moet handmatig overgetypt worden naar het planningssysteem. Bij 30-40 klanten per maand kost dat structureel een dag werk per week.
Dossier los van intake
De intake-antwoorden staan los van het klantdossier — voor elk gesprek moet je terugzoeken wat iemand had ingevuld.
Annulering zonder terugkoppeling
Een cliënt annuleert via de boekingslink, maar dat wordt niet automatisch teruggekoppeld naar dossier of facturatie.
Drie abonnementen, geen overzicht
Boekingstool, formulierentool en facturatieprogramma — apart betaald, en geen van allen praat met elkaar.
Minder uitzoekwerk, sneller geholpen
“LAURA LISA en haar team weten wat ze doen. Ze reageren snel, helpen je door de jungle van het websitebouwen en -beheren zonder dat jij technische kennis moet hebben. Wat ik heel fijn vond is dat ze echt meedenken met je en met…”
Enya Hooyberghs · HSP coach · De Voelacademie
Wat we bouwen
Eén omgeving waarin een nieuwe cliënt zich aanmeldt via een intakeformulier dat is toegesneden op het specifieke traject-aanbod — niet een generieke vragenlijst, maar vragen die precies het onderscheid maken dat nodig is.
Slimme intake
Op basis van de antwoorden geeft het systeem automatisch een eerste inschatting welk traject of welke intaker het beste past, nog vóór het eerste gesprek.
Zelf plannen
De aanmelding stroomt door naar een planningsomgeving waarin de cliënt zelf een moment kiest — geen heen-en-weer mailen.
Alles in beeld tijdens het gesprek
Intake, eerdere sessies en notities op één scherm zichtbaar.
Facturatie die meedenkt
Na afloop wordt de factuur automatisch klaargezet, gekoppeld aan het traject en het juiste tarief.
Automatische herinneringen
Per e-mail of WhatsApp, voor afspraken.
Cliëntportaal
Eigen dossier en facturen inzien.
Signalering bij aflopend traject
Tijdig een vervolgvoorstel doen.
Rapportages
Bezetting en omzet per traject, zonder los boekhoudprogramma.
Wat het verschil maakt
Calendly plant, maar kent het dossier niet. Typeform vangt antwoorden, maar ze komen niet vanzelf op de juiste plek. Moneybird factureert, maar weet niet welk traject is afgesproken. Drie abonnementen, drie logins, eigen updates.
Intake, planning, dossier en facturatie praten met elkaar omdat het dezelfde database is — gebouwd rond hoe er specifiek gewerkt wordt, niet rond een generiek sjabloon.
“Voor Heart in Communication bouwden we precies dit soort systeem: van aanmelding tot dossier op één plek, afgestemd op hun manier van werken.”
Bekijk vergelijkbare casesZin om te sparren?
Plan een vrijblijvend gesprek. We denken graag mee, ook als je nog niet precies weet wat je nodig hebt.